Vous trouverez ci-dessous des bulletins dâinformation produits par le MinistĂšre de ±ôâĂducation. Ces bulletins contiennent des informations pertinentes pour les membres dâun conseil dâĂ©tablissement. Ceci Ă©tant dit, ces bulletins sont basĂ©s sur la Loi sur ±ôâinstruction publique telle que modifiĂ©e par le projet de loi 40 (Loi modifiant principalement la Loi sur ±ôâinstruction publique relativement Ă ±ôâorganisation et Ă la gouvernance scolaires). Ainsi, certaines sections ne sâappliquent pas aux commissions scolaires anglophones. Pour toute question, nâhĂ©sitez pas Ă contacter votre direction dâĂ©cole ou de centre.
LE CONSEIL DâĂTABLISSEMENT ET LE COMITĂ DE PARENTS
UN REPRĂSENTANT SUBSTITUT DES PARENTS AU CONSEIL DâĂTABLISSEMENT PEUT-IL ĂTRE UN DĂLĂGUĂ OU UN DĂLĂGUĂ SUBSTITUT DU COMITĂ DES PARENTS?
Non. Selon l’article 47 de la Loi sur l’instruction publique, le reprĂ©sentant au comitĂ© de parents doit ĂȘtre Ă©lu parmi les reprĂ©sentants des parents au conseil d’Ă©tablissement. Un reprĂ©sentant substitut des parents n’est pas membre du conseil d’Ă©tablissement.
LE REPRĂSENTANT DES PARENTS AU COMITĂ DES PARENTS PEUT-IL ĂTRE ĂLU LORS DE LA PREMIĂRE SĂANCE DU CONSEIL DâĂTABLISSEMENT?
Non. Le reprĂ©sentant au comitĂ© des parents doit ĂȘtre Ă©lu par tous les parents prĂ©sents Ă l’assemblĂ©e gĂ©nĂ©rale annuelle (AGA). Si aucun reprĂ©sentant au comitĂ© des parents n’a Ă©tĂ© Ă©lu lors de l’AGA, une seconde AGA peut ĂȘtre organisĂ©e Ă cette fin.
UN EMPLOYĂ DE LA CSSWL PEUT-IL ĂTRE MEMBRE DU COMITĂ DE PARENTS? QUELLES SONT LES RĂGLES EN MATIĂRE DE CONFLIT D'INTĂRĂTS?
L’article 47 de la Loi sur l’instruction publique (LIP) stipule que, lors de leur assemblĂ©e gĂ©nĂ©rale, les parents Ă©lisent parmi leurs reprĂ©sentants au conseil d’Ă©tablissement un reprĂ©sentant au comitĂ© de parents Ă©tabli en vertu de l’article 189. Un substitut peut Ă©galement ĂȘtre dĂ©signĂ©.
En vertu de l’article 42 de la LIP, il est seulement interdit aux membres du personnel de l’Ă©cole d’ĂȘtre Ă©lus comme reprĂ©sentants des parents au conseil d’Ă©tablissement de l’Ă©cole dans laquelle ils travaillent. Par consĂ©quent, un employĂ© de la commission scolaire qui n’est pas un membre du personnel de l’Ă©cole peut ĂȘtre membre du conseil d’Ă©tablissement de ladite Ă©cole en tant que reprĂ©sentant des parents. L’article 56 de la LIP stipule que le prĂ©sident du conseil d’Ă©tablissement ne peut ĂȘtre un membre du personnel de la commission scolaire. Une telle interdiction n’existe pas pour le comitĂ© de parents. Aucune disposition n’empĂȘche donc un membre du personnel de la commission scolaire d’ĂȘtre membre du comitĂ© des parents.
En ce qui concerne la notion de conflit d’intĂ©rĂȘts, la LIP ne contient aucune disposition concernant le comitĂ© des parents. Ă notre avis, le comitĂ© de parents peut prescrire des rĂšgles afin de prĂ©venir les conflits d’intĂ©rĂȘts dans la mesure oĂč ces rĂšgles sont conformes Ă la LIP. Par exemple, le comitĂ© des parents ne peut interdire Ă un membre du personnel de la commission scolaire de siĂ©ger au comitĂ© des parents, car cela est autorisĂ© par la LIP. Le comitĂ© de parents peut Ă©galement Ă©tablir dans sa procĂ©dure de rĂ©gie interne l’obligation, pour ses membres, de dĂ©clarer leurs intĂ©rĂȘts personnels, y compris le fait qu’ils travaillent pour la commission scolaire.
COMPOSITION
UN EMPLOYĂ DE L'ĂCOLE PEUT-IL ĂTRE ĂLU COMME REPRĂSENTANT DES PARENTS AU CONSEIL D'ĂTABLISSEMENT?
Non. Selon l’article 42 de la Loi sur l’instruction publique (LIP), les reprĂ©sentants des parents au conseil d’Ă©tablissement ne peuvent ĂȘtre membres du personnel de l’Ă©cole. Ils peuvent toutefois ĂȘtre membres du personnel d’une autre Ă©cole ou d’un autre centre. Dans ce cas, selon l’article 56 de la LIP, ils ne peuvent occuper le poste de prĂ©sident du conseil d’Ă©tablissement.
LES REPRĂSENTANTS DE LA COMMUNAUTĂ PEUVENT-ILS RĂSIDER Ă LâEXTĂRIEUR DU TERRITOIRE DE LâĂCOLE OU DE LA COMMISSION SCOLAIRE?
L’article 42 de la LIP stipule que deux reprĂ©sentants de la communautĂ© qui ne sont pas membres du personnel de l’Ă©cole peuvent ĂȘtre nommĂ©s par les autres membres du conseil d’Ă©tablissement. La LIP n’Ă©tablit aucun critĂšre pour la nomination des reprĂ©sentants de la communautĂ©. Cela signifie que les autres membres du conseil d’Ă©tablissement ont toute la latitude nĂ©cessaire pour nommer un reprĂ©sentant de la communautĂ©, Ă condition qu’il ne s’agisse pas d’un membre du personnel de l’Ă©cole.
Compte tenu de ce qui prĂ©cĂšde, les reprĂ©sentants de la communautĂ© peuvent habiter Ă ±ôâextĂ©rieur du territoire de l’Ă©cole ou de la commission scolaire. Toutefois, les reprĂ©sentants de la communautĂ© sont normalement des personnes qui dĂ©montrent un intĂ©rĂȘt pour l’Ă©cole ou les services offerts aux Ă©lĂšves de l’Ă©cole (p. ex. : conseillers municipaux et reprĂ©sentants d’organismes sociaux ou sportifs). Normalement, le conseil d’Ă©tablissement devrait choisir des personnes qui peuvent apporter des compĂ©tences complĂ©mentaires Ă celles des autres membres du conseil d’Ă©tablissement.
LE CONSEIL DE DIRECTION PEUT-IL RĂVOQUER UN MEMBRE QUI A ĂTĂ DĂMENT ĂLU?
Non. La Loi sur l’instruction publique (LIP) ne permet pas Ă un conseil d’Ă©tablissement de rĂ©voquer un membre qui a Ă©tĂ© dĂ»ment Ă©lu. De plus, la procĂ©dure de rĂ©gie interne du conseil d’Ă©tablissement ne peut contenir un tel pouvoir ou une telle procĂ©dure de rĂ©vocation. Une telle disposition existe toutefois pour les commissaires en vertu de l’article 193 de la Loi sur les Ă©lections scolaires : Le mandat d’un commissaire qui fait dĂ©faut d’assister Ă trois sĂ©ances ordinaires consĂ©cutives du conseil des commissaires prend fin Ă la clĂŽture de la premiĂšre sĂ©ance suivante qui suit, Ă moins que le commissaire n’y assiste Ă cette sĂ©ance (…). Puisqu’aucun article de la Loi sur l’instruction publique ne contient un pouvoir explicite similaire pour les membres du conseil d’Ă©tablissement, le conseil d’Ă©tablissement n’a pas le droit d’agir de cette façon.
Dans une telle situation, il est recommandĂ© de contacter le membre qui fait dĂ©faut dâassister aux sĂ©ances du conseil d’Ă©tablissement afin de lui rĂ©itĂ©rer l’importance de sa prĂ©sence. Le prĂ©sident pourrait Ă©galement lui transmettre une lettre officielle. Malheureusement, d’un point de vue lĂ©gal, il n’y a rien de plus Ă faire dans une telle situation.
UN MEMBRE SUBSTITUT PEUT-IL VOTER SI CELA EST NĂCESSAIRE POUR FORMER LE QUORUM?
Non. L’article 51.1 de la Loi sur l’instruction publique stipule que les membres substituts sont Ă©lus pour remplacer les membres qui ne peuvent participer Ă une sĂ©ance du conseil d’Ă©tablissement. Ainsi, un membre substitut est appelĂ© Ă voter seulement lorsquâil remplace un membre qui ne peut participer Ă une sĂ©ance du conseil dâĂ©tablissement.
FONCTIONNEMENT
LE MANDAT DU PRĂSIDENT DU CONSEIL D'ĂTABLISSEMENT PREND-IL FIN Ă LA FIN DE L'ANNĂE SCOLAIRE?
Non. Selon l’article 58 de la Loi sur l’instruction publique, le mandat du prĂ©sident est d’un an.
DANS QUELLES CIRCONSTANCES LE SECRĂTAIRE DU CONSEIL D'ĂTABLISSEMENT PEUT-IL ĂTRE RĂMUNĂRĂ?
Toute personne peut ĂȘtre rĂ©munĂ©rĂ©e par le fonds de fonctionnement du conseil d’Ă©tablissement pour la rĂ©daction des procĂšs-verbaux du conseil d’Ă©tablissement, Ă l’exception des employĂ©s qui reçoivent dĂ©jĂ une compensation (en temps ou en argent) Ă titre de membres du conseil d’Ă©tablissement.
La direction dâĂ©cole doit informer les membres du conseil d’Ă©tablissement Ă cet Ă©gard dans les limites de la Loi sur l’accĂšs aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Cela signifie quâil est permis Ă la direction dâĂ©cole de dire aux membres que ±ôâemployĂ© est rĂ©munĂ©rĂ© comme secrĂ©taire du conseil d’Ă©tablissement, mais elle ne peut pas, par exemple, donner des dĂ©tails sur le mode de rĂ©munĂ©ration de l’employĂ©, car il s’agit de renseignements personnels concernant cet employĂ©.
QUELLE EST LA PROCĂDURE Ă SUIVRE EN CE QUI CONCERNE L'APPROBATION DES PROCĂS-VERBAUX LORSQUE LES MEMBRES SONT ABSENTS?
Les articles 170 Ă 172 de la Loi sur l’instruction publique (LIP) sont les articles pertinents en ce qui concerne le procĂšs-verbal de chaque sĂ©ance du conseil des commissaires. Bien que ces articles mentionnent que le procĂšs-verbal est approuvĂ© au dĂ©but de la sĂ©ance suivante, la loi ne donne aucune prĂ©cision quant aux personnes qui peuvent l’approuver (membres prĂ©sents ou absents, par exemple). Le mĂȘme commentaire s’applique Ă l’article 69 de la LIP qui concerne les procĂšs-verbaux du conseil d’Ă©tablissement. De plus, il n’y a pas de section spĂ©cifique de la loi concernant d’autres comitĂ©s tels que le comitĂ© de parents.
Par consĂ©quent, puisque la loi est muette sur cette question, les organes dĂ©libĂ©rants tels que les conseils des commissaires, les conseils dâĂ©tablissement et les comitĂ©s doivent se reporter Ă leur procĂ©dure de rĂ©gie interne en ce qui concerne les procĂšs-verbaux et leur approbation.
Par exemple, en ce qui concerne le conseil des commissaires de la CSSWL, ±ôâarticle 5.2 de ses rĂšgles de procĂ©dure stipule que seuls les membres du conseil qui Ă©taient prĂ©sents Ă la sĂ©ance en question peuvent proposer ±ôâadoption du procĂšs-verbal (les rĂšgles de procĂ©dures dĂ©finies dans le Robertâs Rules of Order pour les assemblĂ©es dĂ©libĂ©rantes ne s’appliquent quâaux rĂšgles qui ne font pas partie de nos propres rĂšgles de procĂ©dure). Cela nâempĂȘche donc pas les membres du conseil de proposer leur adoption.
Dans la nouvelle version rĂ©visĂ©e (la 11e Ă©dition) du Robert’s Rules of Order, on peut lire ce qui suit Ă ce sujet :
Il convient de noter que l’absence d’un membre Ă la sĂ©ance faisant ±ôâobjet dâun procĂšs-verbal en cours dâapprobation n’empĂȘche pas celui-ci de participer Ă la correction ou Ă ±ôâapprobation dudit procĂšs-verbal. (notre traduction)
Par consĂ©quent, la premiĂšre Ă©tape pour tout organe dĂ©libĂ©rant relevant de la LIP est de vĂ©rifier sa procĂ©dure de rĂ©gie interne. La procĂ©dure de rĂ©gie interne reste applicable jusqu’Ă leur rĂ©vision. S’il existe des dispositions spĂ©cifiques concernant l’approbation des procĂšs-verbaux, comme c’est le cas pour le conseil des commissaires, elles doivent ĂȘtre appliquĂ©es. S’il n’y a pas de dispositions spĂ©cifiques, il est suggĂ©rĂ© de rĂ©viser la procĂ©dure de rĂ©gie interne afin d’Ă©viter toute ambiguĂŻtĂ©. En l’absence de dispositions, les organes dĂ©libĂ©rants peuvent toujours dĂ©cider de se baser sur des guides de procĂ©dure dĂ©libĂ©rative bien connus tels que le Robert’s Rules of Order.
FONCTIONS, POUVOIRS ET AFFAIRES DIVERSES
LORSQUE LE CONSEIL D'ĂTABLISSEMENT APPROUVE UN CONTRAT DE LOCATION, PEUT-IL DĂCIDER DE LA FAĂON DONT LâARGENT SERA UTILISĂ?
L’article 93 de la Loi sur l’instruction publique (LIP) stipule que le conseil d’Ă©tablissement peut conclure une entente pour l’utilisation des locaux ou des immeubles mis Ă la disposition de l’Ă©cole. Si la durĂ©e de l’entente est supĂ©rieure Ă un an, la commission scolaire doit autoriser l’entente. L’article 93 de la LIP ne fait aucune mention du pouvoir de dĂ©cider de l’utilisation de l’argent provenant du contrat de location.
Il faut donc se reporter aux pouvoirs gĂ©nĂ©raux concernant le budget de l’Ă©cole. Bien que le conseil d’Ă©tablissement « adopte le budget annuel de l’Ă©cole proposĂ© par le directeur de ±ôâĂ©cole (âŠ) » (article 95 de la LIP), la personne chargĂ©e d’administrer le budget et d’en rendre compte au conseil d’Ă©tablissement est le directeur de ±ôâĂ©cole.
Compte tenu de tous les articles pertinents de la LIP, le conseil d’Ă©tablissement n’a pas le pouvoir, lorsqu’il approuve un contrat de location, de dĂ©cider de la façon dont l’argent sera utilisĂ©. Le pouvoir du conseil d’Ă©tablissement est d’adopter le budget de l’Ă©cole et non de l’administrer.
QUELLES SONT LES DIFFĂRENCES ENTRE UN OPP ET UNE ASSOCIATION FOYER-ĂCOLE EN CE QUI CONCERNE LA GESTION DES FONDS?
Un organisme de participation des parents (OPP) est Ă©tabli conformĂ©ment Ă l’article 96 de la Loi sur ±ôâinstruction publique (LIP). La dĂ©cision dâĂ©tablir un OPP se prend Ă ±ôâassemblĂ©e gĂ©nĂ©rale des parents, qui doivent Ă©galement dĂ©terminer le nom, la composition et les rĂšgles de fonctionnement de ±ôâOPP et en Ă©lire les membres. L’adhĂ©sion est ouverte Ă tous les parents.
L’OPP a pour objet d’inciter les parents Ă collaborer Ă l’Ă©laboration, Ă la mise en Ćuvre et Ă l’Ă©valuation pĂ©riodique du projet Ă©ducatif de l’Ă©tablissement et Ă participer Ă la rĂ©ussite des Ă©lĂšves.
L’OPP peut conseiller les parents siĂ©geant au conseil d’Ă©tablissement sur toute question intĂ©ressant les parents ou sur toute question pour laquelle l’organisme est consultĂ© par les reprĂ©sentants des parents au conseil d’Ă©tablissement.
MĂȘme si l’OPP peut contribuer Ă la collecte de fonds, il ne peut les gĂ©rer puisque c’est le conseil d’Ă©tablissement qui a le pouvoir de solliciter des contributions volontaires (LIP, article 94). C’est Ă©galement le conseil d’Ă©tablissement qui a le pouvoir de gĂ©rer le fonds crĂ©Ă© Ă cette fin. Cela se fait par l’intermĂ©diaire de la commission scolaire.
Une association foyer-Ă©cole est un organisme sans but lucratif qui se consacre Ă l’amĂ©lioration du bien-ĂȘtre des enfants et des jeunes et Ă la protection de leurs intĂ©rĂȘts. Une entitĂ© distincte de l’Ă©cole et de la commission scolaire, elle n’a aucun pouvoir en vertu de la LIP. Pour crĂ©er une association foyer-Ă©cole, il faut en faire la demande auprĂšs de la FĂ©dĂ©ration quĂ©bĂ©coise des associations foyer-Ă©cole (FQAFĂ). Organisme bĂ©nĂ©vole et porte-parole indĂ©pendant des parents sur les questions d’Ă©ducation au QuĂ©bec, la FQAFĂ fait la promotion des associations foyer-Ă©cole et de leurs activitĂ©s scolaires et leur apporte Ă©galement un soutien.
La différence concernant la gestion des fonds est la suivante :
Un OPP dĂ©pose toutes les contributions monĂ©taires dans un fonds crĂ©Ă© Ă cette fin par la commission scolaire. L’article 94 de la LIP stipule que la gestion dâun tel fonds est supervisĂ©e par le conseil dâĂ©tablissement.
Une association foyer-Ă©cole gĂšre ses propres fonds. Cela ne se fait pas par l’intermĂ©diaire de la commission scolaire. Bien qu’une association foyer-Ă©cole soit une entitĂ© distincte de l’Ă©cole et de la commission scolaire, il est important de prĂ©ciser qu’elle ne doit pas agir en matiĂšre de collecte de fonds sans l’approbation du conseil d’Ă©tablissement, conformĂ©ment Ă l’esprit de l’article 94 de la LIP. Cela peut se faire notamment Ă ±ôâaide d’une entente.